Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

 

Jäsentietojen käsittely Padasjoen Hevosurheiluseurassa  ja Suomen Ratsastajainliitossa

 

Padasjoen Hevosurheiluseura ry  on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa.

Padasjoen Hevosurheiluseura ry  kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.

Padasjoen Hevosurheiluseura ry  käsittelystä vastaa:  Ida Simola

Ida.w.simola@gmail.com

SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki

 

Padasjoen Hevosurheiluseura ry  kerää jäseneksi liityttäessä nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron.

Padasjoen Hevosurheiluseura ry  on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä. Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.

SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen

4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu

 

 

 

Tietosuojaseloste Suomen Ratsastajainliiton jäsenrekisteristä

1Rekisterinpitäjä

Suomen Ratsastajainliitto ry

Valimotie 10

00380 Helsinki

Ly 0202272-1

ratsastus@ratsastus.fi

09-2294 510

 

Suomen Ratsastajainliiton tarkemmat yhteystiedot löytyvät sivustolta www.ratastus.fi

2Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, 09-2294 5249

3Rekisterin nimi


Sense jäsenrekisteri

4Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • yhdistyksen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin ylläpitämiseen;
  • rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen laissa määritellyissä tarkoituksissa. Rekisteröityjen sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voidaan lisäksi käyttää yhdistyksen tiedottamisessa rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.

5Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterissämme seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi*
  • Postiosoite*
  • Sähköpostiosoite
  • Syntymäaika*/henkilötunnus*
  • Sukupuoli*
  • Kansalaisuus*
  • Asiointikieli (suomi/ruotsi)
  • Jäsenyys liiton jäsenseurassa*
  • Jäsenmaksun suorittaminen*
  • Kilpailulisenssien lunastaminen*
  • Luottamustoimet*
  • Toimihenkilöoikeudet*
  • Merkkisuoritukset
  • Ansiomerkit*
  • Kunniajäsenyys*
  • Jäsenlehteä koskevat tiedot*

Tähdellä merkityt tiedot ovat välttämättömiä.

6Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään jäsenseurojemme kautta tai ”jäseneksi liittyminen” - lomakkeella.

Väestörekisteristä osoitteenmuutoksista.

Kilpailulisenssien verkko-ostotietojen kautta.

Suomen Ratsastajainliiton tapahtumahallintaohjelman kautta.

Netvisor kirjanpito-ohjelman kautta (maksuliikenne tapahtumat).

 

7Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Suomen Ratsastajainliitto voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa:

  • Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
  • Jäsenseuroillemme ja jäsenyhteisöillemme, kun he hoitavat tässä tietosuojaselosteessa mainittuja velvoitteitaan.
  • Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita, joiden kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme luovuta tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Suojaamme jäsenrekisterin tiedot normaaleilla tietojenkäsittelyyn liittyvillä toimilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa ja aineisto hävitetään käsittelyn jälkeen silppuamalla tai polttamalla. Järjestelmät on suojattu suojausohjelmistolla. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Suomen Ratsastajainliitto määrittää käsittelijän käyttöoikeustason ja myöntää käyttäjälle käyttäjätunnuksen.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin jäsenyys jäsenseurassa jatkuu ja vielä 3 vuotta tämän jälkeen. Tätä vanhemmat tiedot poistamme jäsenrekisteristä vuosittain.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain 26 §:n mukaisesti itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista henkilötietolain 30§:n mukaisesti sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 

 

 

 

 

OHJE RATSASTAJALLE:

Ratsastaja, ajattelitko osallistua 1-tason kilpailuihin?

Jos kilpailuihin ilmoittaudutaan liiton kisapalvelun KIPAn, http://kipa.ratsastus.fi, kautta, toimi näin:

-        maksa seurasi juniori-, seniori- tai perhejäsenmaksu kuluvalle kaudelle (kannatusjäsenyys ei riitä)

-        tee itsellesi maksuton E-kilpailulupa (ent. seurakilpailulupa) verkko-oston kautta https://lisenssi.sportti.fi/ => Tieto aktivoituu KIPAan seuraavana päivänä luvan teosta, mikäli jäsenmaksusi on kunnossa

-        hevosesi tiedot tulee löytyä KIPAsta, mutta hevosen vuosimaksua ei tarvitse maksaa

-        kirjaudu Kipaan jäsennumerolla, jonka löydät jäsenkortistasi. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla salasana on sukunimesi neljä ensimmäistä kirjainta

-        kilpailulupa tulee uusia vuosittain

Huomioithan lisäksi:
 

-        jotta voit tehdä itsellesi maksuttoman E-luvan, seuran käyttämässä jäsenrekisterissä täytyy olla henkilötunnuksesi (ohjelma ei muuten löydä oikeaa ihmistä). Jos et pääse kirjautumaan verkko-ostoon, ota yhteyttä oman seurasi jäsensihteeriin ja pyydä häntä lisäämään hetu rekisteriin

-        1-tason kilpailuihin voi ilmoittautua myös seuran myöntämillä ja maksetuilla D-, B- ja A-luvilla

-        jos kilpailuihin ei ilmoittauduta Kipan kautta, kilpailemiseen riittää liiton Green Card –vakuutus (ei sisällä mahdollisuutta hankkia E-lupaa) tai pelkkä maksettu seuran juniori-, seniori- tai perhejäsenyys ilman E-lupaa

Lisätietoja saat oman seurasi jäsensihteeriltä tai Suomen Ratsastajainliitosta www.ratsastus.fi.

 

 

 

 

 

 

 

 

Padasjoen hevosurheiluseura ry PaHus

 

SRL:n jäsenseura

aktiiviselle hevosharrastajalle!

PaHus on myös Etelä-Suomen Hevosjalostusliiton jäsenseura.

 

 

Jäsenmaksut vuodelle 2020: seniori 64 € •  juniori 52 € •

perhejäsen seniori 37€ • perhejäsen juniori 28,50€

Kannatusjäsenet 10€

jäsensihteeri: Ida.w.simola@gmail.com

 

Seuraa toimintaamme seuran Facebook -ryhmässä.

Käy tykkäämässä PaHuksen Facebook -sivusta.

 

pahus.padasjoki@gmail.com